Dématérialisation documentaire avec le cas client EAC
Cas client : comment EAC a simplifié l’accès à ses documents grâce à la dématérialisation
Un document introuvable, une validation bloquée parce que le responsable est en déplacement, un dossier qui n’existe qu’en un seul exemplaire papier. Ces situations, beaucoup d’entreprises les connaissent. Elles semblent anodines une à une. Accumulées, elles ralentissent toute l’organisation.
C’est le constat qu’a fait EAC, entreprise du groupe EPHIE. Son objectif : rendre les documents accessibles à l’ensemble des collaborateurs, plus simplement et plus rapidement. Pour y parvenir, EAC a confié son projet de dématérialisation documentaire à Cap Bureautique.
Ce retour d’expérience décrit le contexte de départ, la démarche suivie, les résultats obtenus et les enseignements utiles pour toute PME qui envisage la même évolution. Le témoignage vidéo d’EAC est disponible sur notre page dédiée LE TÉMOIGNAGE VIDÉO D’EAC.
Le contexte : une organisation freinée par ses documents
EAC fait partie du groupe EPHIE.
Avant le projet, la gestion des documents reposait sur des pratiques classiques : dossiers papier, fichiers enregistrés sur des postes ou des espaces partagés, échanges par e-mail pour faire valider les pièces.
Ces pratiques produisaient trois difficultés bien connues.
La première tenait à l’accès. Un document n’était disponible que pour la personne qui l’avait rangé, ou dans le bureau où il était classé. Les autres collaborateurs devaient demander, attendre ou chercher.
La deuxième concernait la circulation. Les circuits de validation dépendaient de la présence physique des personnes. Une absence suffisait à bloquer un dossier.
La troisième était celle de l’homogénéité. Au sein d’un groupe composé de plusieurs entreprises, chaque structure avait développé ses propres habitudes. Les mêmes documents n’étaient pas classés de la même façon d’une entité à l’autre.
Ce constat n’a rien d’exceptionnel. Selon l’Association Information et Management, un salarié passe en moyenne 7 h 30 par semaine à chercher une information sans la trouver ÉTUDE SUR LE TEMPS DE RECHERCHE DES DOCUMENTS. Le même organisme observe qu’une entreprise sur quatre aurait besoin d’au moins un mois pour réunir tous les documents nécessaires en cas d’audit.
La démarche : un audit du groupe avant toute solution
Cap Bureautique n’a pas commencé par proposer un logiciel. La première étape a été un audit des entreprises du groupe EPHIE.
Comprendre les flux documentaires existants
L’audit a permis de cartographier les documents produits et reçus, leur parcours d’une personne à l’autre et leur lieu de conservation. Il a aussi fait apparaître les points de blocage : les documents les plus recherchés, les validations les plus longues, les doublons les plus fréquents. [À COMPLÉTER : durée de l’audit, nombre d’entités ou de services rencontrés.]
Dans toute dématérialisation documentaire, cette phase est souvent sous-estimée. C’est pourtant elle qui détermine la réussite d’un projet de dématérialisation documentaire. Sans elle, on numérise le désordre au lieu de le résoudre.
Définir des règles communes
À partir de l’audit, un plan de classement commun a été construit. Il fixe les types de documents, les informations à associer à chacun et les règles d’accès. L’enjeu, dans un groupe, est de trouver un équilibre : des règles partagées pour se comprendre d’une entité à l’autre, et assez de souplesse pour respecter les spécificités de chacune.
Déployer la solution de dématérialisation documentaire
Cap Bureautique a ensuite mis en place sa solution de gestion électronique de documents, au sein de son pôle ID’FLOW, NOTRE OFFRE DE DÉMATÉRIALISATION. Les documents sont désormais centralisés dans un espace unique, consultable par les collaborateurs selon leurs droits. Les documents papier sont numérisés et indexés pour être retrouvés par simple recherche.
Les circuits de validation ont été automatisés. Un document à valider part directement vers la bonne personne, qui reçoit une notification et peut agir depuis son poste.
Accompagner les équipes
Un outil n’est utile que s’il est utilisé : c’est vrai pour toute solution de dématérialisation documentaire. Les collaborateurs ont été accompagnés dans la prise en main de la solution. Cap Bureautique est un organisme de formation certifié Qualiopi, ce qui garantit une démarche pédagogique structurée NOS FORMATIONS À LA GESTION DOCUMENTAIRE.
Les résultats : un accès simplifié et des circuits plus fluides
Les bénéfices de la dématérialisation documentaire exprimés par EAC portent sur trois points.
Des documents accessibles à tous les collaborateurs
C’était l’objectif premier, et c’est le changement le plus visible. Les collaborateurs retrouvent les documents dont ils ont besoin sans dépendre d’un collègue ou d’un classeur. L’accès est plus simple et plus rapide.
L’automatisation des documents en ligne
Les documents circulent désormais en ligne, sans impression intermédiaire. Les tâches répétitives de classement et de transmission sont prises en charge par la solution.
Une meilleure gestion interne des workflows
Les circuits de validation, ou workflows, sont mieux maîtrisés. Chacun sait où en est un dossier et qui doit agir. Les blocages liés aux absences diminuent.
Au-delà de ces trois points, la dématérialisation documentaire prépare aussi EAC aux évolutions réglementaires. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les PME devront les émettre à partir du 1er septembre 2027 LE CALENDRIER DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE. Une organisation qui dispose déjà de circuits numériques aborde cette réforme avec une longueur d’avance.
Les enseignements utiles pour toute PME
Le cas d’EAC illustre plusieurs principes qui valent pour la plupart des projets de dématérialisation documentaire.
Premier enseignement : partir des usages, pas de l’outil. C’est la règle de base de toute dématérialisation documentaire. L’objectif d’EAC était formulé en termes simples, l’accès aux documents pour tous. C’est cet objectif qui a guidé les choix techniques, et non l’inverse.
Deuxième enseignement : l’audit n’est pas une formalité. Dans un groupe de plusieurs entreprises, il révèle des pratiques différentes qu’il faut harmoniser avant de déployer quoi que ce soit.
Troisième enseignement : l’automatisation apporte les gains les plus durables. Numériser un document fait gagner de la place. Automatiser son parcours fait gagner du temps, chaque jour.
Quatrième enseignement : l’accompagnement conditionne l’adoption. Les collaborateurs doivent comprendre ce que l’outil change pour eux, concrètement, dès les premiers jours.
Cinquième enseignement : avancer par étapes. Il ne s’agit pas de tout transformer en une fois. La dématérialisation documentaire gagne à être pensée comme une suite de petites victoires, chacune visible par les équipes. Une démarche de dématérialisation documentaire réussie commence souvent par un périmètre limité, puis s’étend à mesure que les équipes constatent les bénéfices.
Avant de lancer votre projet : les questions à vous poser
Le parcours d’EAC montre qu’un projet de dématérialisation documentaire se prépare. Voici les questions qui permettent de savoir par où commencer dans votre propre organisation.
Quels documents vos équipes recherchent-elles le plus souvent ? Ce sont ceux qu’il faut rendre accessibles en priorité, car le gain sera ressenti dès les premiers jours.
Quels circuits de validation sont les plus lents ? Factures fournisseurs, bons de commande, notes de frais, contrats : repérez ceux qui bloquent régulièrement, et mesurez leur délai actuel. Ce chiffre servira de point de comparaison.
Qui doit accéder à quoi ? La dématérialisation documentaire ouvre l’accès aux documents, mais pas à tous les documents pour tout le monde. Les dossiers du personnel, les contrats sensibles ou les données financières demandent des droits précis. Mieux vaut les définir avant le déploiement.
Vos pratiques sont-elles homogènes ? Si vous avez plusieurs sites, plusieurs services ou plusieurs entités, comme le groupe EPHIE, les mêmes documents sont probablement classés de façons différentes. Un plan de classement commun est alors la première étape.
Que faire de l’existant ? Il n’est pas toujours utile de numériser toutes les archives. Une approche pragmatique consiste à traiter les nouveaux documents dès le démarrage, puis à reprendre les archives selon leur fréquence de consultation.
Enfin, qui portera le projet en interne ? Un référent, disposant de temps et de légitimité, facilite les décisions et fait le lien avec les équipes. Dans les projets de dématérialisation documentaire qui réussissent, ce rôle est presque toujours clairement attribué.
Une démarche transposable à votre organisation
Votre situation ressemble à celle d’EAC avant son projet ? Documents difficiles à retrouver, validations qui traînent, pratiques différentes d’un service ou d’une entité à l’autre ? La démarche suivie peut s’adapter à votre taille et à votre secteur.
Cap Bureautique accompagne les PME, les PMI et les collectivités depuis Alixan, à dix minutes de Valence. Notre démarche reste la même : audit de vos flux, plan de classement, déploiement de la solution, automatisation des circuits et formation des équipes. Les entreprises trouveront des repères adaptés sur LA DÉMATÉRIALISATION POUR LES PME ET PMI.
Pour échanger sur votre projet de dématérialisation documentaire ou demander un audit de vos flux, CONTACTEZ L’ÉQUIPE CAP BUREAUTIQUE.
