Sécurité informatique : 7 étapes pour vos multifonctions
Imprimantes multifonctions : le guide en 7 étapes pour combler une faille de sécurité oubliée
Quand on parle de sécurité informatique, on pense aux ordinateurs, aux serveurs, aux mots de passe et aux e-mails piégés. Rarement aux imprimantes. Pourtant, le multifonction installé dans le couloir est un ordinateur à part entière. Il a un système d’exploitation, un disque dur, une connexion au réseau et parfois un accès à la messagerie.
Il voit passer vos documents les plus sensibles : contrats, bulletins de paie, dossiers d’état civil, factures. Et il est souvent resté configuré avec ses réglages d’usine.
Ce guide s’adresse aux dirigeants de PME, aux secrétaires généraux de mairie et aux responsables informatiques qui veulent agir sans tout révolutionner. Vous y trouverez les prérequis, sept étapes concrètes, les pièges à éviter et un récapitulatif à garder sous la main.
Pourquoi les multifonctions sont un enjeu de sécurité informatique
Pour la sécurité informatique des PME et des collectivités, la menace est bien réelle, et elle progresse. Selon Cybermalveillance.gouv.fr, le piratage de comptes est devenu la première menace pour les entreprises et associations en 2025, avec 21 % des parcours d’assistance, en hausse de 52 % LES PRINCIPALES MENACES VISANT LES PROFESSIONNELS. La fraude au virement et les violations de données complètent le tableau.
Les imprimantes ne sont pas épargnées. En 2025, des chercheurs en sécurité ont identifié huit vulnérabilités touchant au total 748 modèles d’imprimantes chez plusieurs constructeurs. La faille la plus grave permettait de retrouver le mot de passe administrateur par défaut LES VULNÉRABILITÉS DÉCOUVERTES SUR 748 MODÈLES.
Concrètement, un multifonction mal protégé expose à trois risques. Le vol de documents, parce que le disque interne conserve des copies des travaux imprimés ou numérisés. L’intrusion dans le réseau, parce que l’appareil peut servir de point d’entrée vers les autres postes. Et la fuite physique, parce qu’un document oublié dans le bac de sortie peut être lu ou emporté par n’importe qui.
Les prérequis avant de renforcer la sécurité informatique de votre parc
Avant de toucher aux réglages, réunissez trois éléments. Ils serviront de base à toute démarche de sécurité informatique, bien au-delà des imprimantes.
Premier prérequis : la liste de vos appareils. Pour chaque imprimante ou multifonction, notez la marque, le modèle, l’emplacement, l’adresse réseau et la date d’installation. Sans inventaire, impossible de savoir ce qu’il faut protéger.
Deuxième prérequis : l’identité du responsable. Qui détient les accès administrateur ? Votre prestataire, votre service informatique, un collaborateur ? Il arrive souvent que personne ne le sache précisément. Clarifiez ce point.
Troisième prérequis : la liste des usages. Qui numérise quoi, et vers où ? Les numérisations partent-elles vers la messagerie, un dossier réseau, un logiciel de gestion documentaire ? Cette cartographie servira à fermer les accès inutiles sans bloquer le travail des équipes.
Les 7 étapes pour sécuriser vos imprimantes multifonctions
Étape 1 — Changer les mots de passe administrateur
En matière de sécurité informatique, c’est la mesure la plus simple et la plus efficace. Chaque appareil dispose d’une interface d’administration, accessible depuis un navigateur. Si le mot de passe d’usine n’a jamais été changé, n’importe qui sur le réseau peut modifier les réglages. Remplacez-le par un mot de passe long et unique pour chaque appareil, et conservez-le dans un gestionnaire de mots de passe.
Étape 2 — Mettre à jour le micrologiciel
Le micrologiciel, ou firmware, est le logiciel interne de l’imprimante. Les constructeurs publient des mises à jour pour corriger les failles découvertes. Vérifiez la version installée sur chaque appareil et appliquez les mises à jour disponibles. Prévoyez ensuite un contrôle régulier, par exemple chaque trimestre.
Étape 3 — Désactiver les services inutiles
Les multifonctions arrivent avec de nombreux protocoles activés par défaut : partage de fichiers anciens, services web, accès à distance, protocoles d’impression peu utilisés. Chaque service ouvert est une porte potentielle. Désactivez tout ce qui ne sert pas à vos usages réels, identifiés lors des prérequis.
Étape 4 — Authentifier les utilisateurs et sécuriser l’impression
Mettez en place une identification à la machine, par badge ou par code. Activez l’impression sécurisée : le document envoyé depuis un poste ne sort qu’au moment où l’utilisateur s’identifie devant l’appareil. Cette mesure supprime les documents oubliés dans les bacs. Elle réduit aussi les impressions inutiles, puisque les travaux non libérés sont supprimés.
Étape 5 — Chiffrer et effacer le disque interne
La plupart des multifonctions professionnels proposent le chiffrement du disque et l’effacement automatique des données après chaque travail. Activez ces options. Et surtout, prévoyez un effacement certifié du disque à la fin du contrat ou lors du remplacement de l’appareil. Un multifonction rendu sans effacement peut contenir des milliers de documents.
Étape 6 — Encadrer la numérisation
La numérisation vers e-mail est pratique, mais elle peut être détournée pour envoyer des documents à l’extérieur. Limitez les destinataires aux adresses de votre organisation. Privilégiez la numérisation vers des dossiers protégés ou directement vers votre outil de gestion documentaire, où les droits d’accès sont contrôlés. NOTRE APPROCHE DE LA DÉMATÉRIALISATION SÉCURISÉE montre comment relier la numérisation à des circuits maîtrisés.
Étape 7 — Intégrer les imprimantes à votre politique de sécurité informatique
Enfin, faites entrer les multifonctions dans vos règles générales de sécurité informatique. Elles doivent figurer dans l’inventaire du parc, dans le plan de mises à jour, dans les procédures de fin de contrat et dans la sensibilisation des équipes. Un rappel simple suffit souvent : récupérer ses impressions, ne pas numériser de documents sensibles vers une adresse personnelle, signaler tout comportement anormal de l’appareil.
Au-delà de l’imprimante : la sécurité informatique de tout le circuit documentaire
Sécuriser les multifonctions est indispensable. Mais un document ne s’arrête pas à la machine. Il circule, il est stocké, partagé, modifié, archivé. La sécurité informatique doit suivre ce parcours de bout en bout.
Prenons une facture fournisseur. Elle arrive par courrier, elle est numérisée, puis envoyée pour validation, intégrée en comptabilité et archivée. À chaque étape, une question de sécurité se pose. Qui peut la consulter ? Peut-on la modifier sans laisser de trace ? Où est-elle sauvegardée ? Combien de temps sera-t-elle conservée ?
Un dossier réseau ouvert à tout le personnel répond mal à ces questions. Une solution de gestion documentaire bien paramétrée y répond mieux : droits d’accès par profil, historique des consultations et des modifications, sauvegardes, règles de conservation. C’est un apport direct à la sécurité informatique de l’organisation, souvent sous-estimé.
La même logique s’applique aux collectivités. Un dossier d’état civil, un dossier d’urbanisme ou un dossier de ressources humaines contient des données personnelles protégées par le RGPD. Leur circulation sur papier ou par e-mail non maîtrisé expose la collectivité à des fuites difficiles à détecter.
Enfin, n’oubliez pas les écrans partagés et les équipements de salle de réunion. Un écran interactif connecté au réseau doit, lui aussi, recevoir ses mises à jour et être configuré pour ne pas conserver les documents projetés après la réunion.
La bonne approche consiste donc à traiter la sécurité informatique comme une chaîne : poste de travail, messagerie, multifonctions, outils de partage, archivage. La chaîne a la solidité de son maillon le plus faible. Dans beaucoup de PME, ce maillon est l’imprimante.
Les pièges à éviter
Premier piège : penser que la sécurité informatique relève uniquement du service informatique. Les services achats, les services généraux et les utilisateurs ont un rôle. Le choix d’un appareil, par exemple, doit intégrer des critères de sécurité dès l’appel d’offres ou la demande de devis.
Deuxième piège : sécuriser une fois pour toutes. Les failles évoluent. Un appareil sécurisé à l’installation peut devenir vulnérable deux ans plus tard sans mises à jour. La sécurité est un suivi, pas un réglage ponctuel.
Troisième piège : bloquer les usages sans les comprendre. Des règles trop strictes poussent les utilisateurs à les contourner, par exemple en numérisant vers leur messagerie personnelle. Partez des besoins réels identifiés dans les prérequis.
Quatrième piège : oublier les imprimantes isolées. L’imprimante personnelle d’un bureau de direction ou l’appareil d’une annexe éloignée échappent souvent à l’inventaire. Ce sont pourtant des points faibles.
Cinquième piège : rendre un appareil en fin de contrat sans vérifier l’effacement du disque. Exigez une attestation d’effacement : c’est une preuve utile en cas de contrôle ou d’incident, et un réflexe de sécurité informatique qui ne coûte rien.
Récapitulatif et ressource complémentaire
Pour résumer, voici les sept étapes à suivre :
- changer les mots de passe administrateur ;
- mettre à jour le micrologiciel ;
- désactiver les services inutiles ;
- authentifier les utilisateurs et activer l’impression sécurisée ;
- chiffrer et effacer le disque interne ;
- encadrer la numérisation ;
- intégrer les imprimantes à votre politique de sécurité informatique
Ces mesures de sécurité informatique ne demandent pas de gros investissements. Elles demandent surtout de la méthode et du suivi. Pour une petite structure sans service informatique, c’est souvent là que le bât blesse : personne n’a le temps de suivre les mises à jour et les réglages.
La plateforme Cybermalveillance.gouv.fr propose des ressources gratuites de sensibilisation et un dispositif d’assistance en cas d’incident. France Num, l’initiative de l’État pour la transformation numérique des TPE et PME, publie aussi des repères utiles LES TENDANCES DE LA CYBERMENACE SELON FRANCE NUM.
Chez Cap Bureautique, la sécurisation des multifonctions fait partie de chaque installation. Nos techniciens configurent l’authentification, le chiffrement et les mises à jour, puis assurent le suivi dans la durée DÉCOUVRIR NOS SOLUTIONS D’IMPRESSION ID’PRINT. Si votre parc n’a jamais été audité sous l’angle de la sécurité, L’AUDIT DE PARC D’IMPRESSION est un bon point de départ. Et pour toute question, ÉCRIVEZ À NOS TECHNICIENS.
